为了进一步加强成人高等教育学籍异动的规范管理，方便学生和各函授站（点）申办学籍异动工作，根据《教育部普通高等学校学生管理规定》（教育部第41号令），和《湖北大学高等学历继续教育学生学籍管理办法》，特制定本实施细则。

一、释义

学籍异动是指学生学籍上的非程序化变动。通常包括以下情况：

1．转专业；

2．转形式；

3．变更身份信息(变更身份信息不属于学籍异动，因处理方式相同，为方便站点工作，在此一并说明)；

4．转学；

5．转站；

6．休学；

7．复学；

8．保留学籍；

9．恢复学籍；

10．留级；

11．退学；

12．注销学籍。

二、学籍异动工作基本程序

（一）基本程序

1．学籍异动一般应由学生本人提出书面申请及相关材料，如因特殊情况本人无法履行，可由函授站点（以下简称站点）据实说明，代行办理并承担责任。

2．站点初审后，系统管理员登录“湖北大学高等学历继续教育综合管理平台学籍管理系统”（以下简称“学籍管理系统”），在线提交学籍异动申请，并上传相关材料。

3．站点根据异动内容，按年级填报相应申报表，附学生手写申请及相关证明材料（具体要求见表内说明），负责人签字并加盖公章报继续教育学院。

《学籍异动申请审批表》（附件1）；

《学籍异动申报汇总表》（附件2）；

《身份信息变更审批表》（附件3）；

《学生省内转学申请表》（附件4）；

《学生跨省转学申请表》（附件5）；

《校内转函授站（点）申请表》（附件2-6）；

《保留学籍申请表》（附件7）；

《恢复学籍申请表》（附件8）；

《学生退学申请表》（附件9）。

4．学籍办审核学籍异动申请，将学籍新数据上传教育部学籍学历管理平台（学信网）写出学籍异动报告。

5．继续教育学院领导审核。

6．校领导审批，签发红头文件，上报省教育厅。

7．教育厅及教育部学籍学历管理平台（学信网）审核。

8．学籍办修改学籍数据。

9．完成。

（二）学籍管理系统操作指南

学籍异动需由站点系统管理员进行操作。登录平台后，打开学籍异动界面。

图1

找到需要异动的学生点击“申请”。（图2）

图2

对比原内容，选择新内容，填写异动原因、上传证明材料（若为单个申请则上传学生手写申请和《学籍异动审批表》，若为批量申请则上传《学籍异动申报汇总表》）、填写函授站意见，点击保存提交。（图3）

图3

三、学籍异动的类型、条件和要求

（一）转专业

1. 条件及要求

学生在学习期间，因工作或个人原因，可以在同一学科内申请转专业。转专业须于入学后一学年内进行，转专业学生应从新专业一年级课程学起。原专业已修满一学年者，不得转专业；所转专业必须符合该生录取时的学校招生专业计划。禁止跨层次、跨科类互转。特殊情况，须经个人申请，并由学籍管理人员提交报告给主管领导酌定。

2. 办理流程

参照学籍异动基本程序办理，填写《学籍异动申请审批表》（附件1）和《学籍异动申报汇总表》（附件2，负责人签字并加盖公章），并附学生申请，具体要求见表内说明。

（二）转形式

1. 条件及要求

学生在学习期间，因个人原因或函授站点开班的原因，可在联合办学合同规定的学习形式内申请转形式。

2. 办理流程

参照学籍异动基本程序办理，填写《学籍异动申请审批表》和《学籍异动申报汇总表》（负责人签字并加盖公章），并附学生申请，具体要求见表内说明。

（三）身份信息变更

1. 条件及要求

学生就读期间，原则上不得变更学籍注册所使用的姓名、身份证号及出生日期等个人身份信息（出生日期发生变化，属出生日期和身份证号二项内容同时变化）。确有特殊原因，经公安部门核准变更了个人身份信息者，可申报办理个人学籍身份信息变更手续。

2. 办理范围

在校就读期间（录取结束后至毕业前），经公安部门批准的身份信息变更可申请办理。

特别说明：学生在报名参加成人高考时，因本人填报错误或招生部门工作人员录入错误，导致学生个人身份信息不正确的，须由学生本人向成人高考报名时所在地招生部门提出更正申请，确保教育部学信网上的录取信息准确无误。

3. 办理流程

（1）材料准备

办理身份信息变更，须准备如下材料：

① 学生手写“关于本人变更身份信息的情况说明”、电子扫描件及复印件（2份）；

②《录取名册》（可到湖北大学档案馆复印2份）；

③ 新、老《身份证》原件、电子扫描件及复印件2份。《身份证》原件经学校审核后退还学生，留取复印件；

④ 个人身份信息发生变化，户口本有记录的，提供《户口本》原件、电子扫描件及复印件2份；户口本没有记录的，提供户籍所在地公安部门出具的《公民身份证号码更正证明》原件、电子扫描件及复印件各2份；

⑤ 填写《湖北大学高等学历继续教育学生身份信息变更申请表》（附件3）2份及电子扫描件。

（2）办理程序

参照学籍异动基本程序办理。

（四）转学

1. 条件及要求

学生一般应在本校完成学业，无特殊原因不得转学（转入与转出）。如确因特殊原因要求转学者，由本人自行联系、提出申请，在征得转入院校、转出院校同意（学院办公会研究同意并公示），并经省教育厅审核通过后，在结清当年的学费的情况下，可办理转学手续。

（1）系参加全国成人高考，并经省级成人招办统一招生录取的各类函授、业余学习形式的学生；

（2）有原校录取通知书、录取档案、录取名册复印件、转学证明、已学课程成绩证明（原校学制、教学计划所开设课程与我校基本相同）及本人申请，且转入院校有适当的专业、班级可供转入。

2. 有下列情况之一者，不予转学

（1）离毕业时间不足一年（含一年）者；

（2）跨层次转学者；

（3）因成绩较差要求转学者；

（4）参加成人高考分数较低，通过政策加分录取者；

（5）电子学籍状态为非“报到入学”或专升本学生专科资格处于待清查者；

（6）无正当理由者。

3. 办理流程

（1）学生在本省范围内转学，须由学生提出书面申请，填写一式三份《湖北省成人高等教育学生转学申请（确认）表》（省内，附件4）。经转出学校推荐，转入学校审核，并经转入、转出院校办公会研究同意并公示后，由转入高校报省教育厅批准后，转出院校登录学籍管理系统在线提交转学申请；

（2）学生跨省（市、自治区）转学，须由学生提出书面申请，填写一式四份《湖北省成人高等教育学生转学申请（确认）表》（省外，附件5），经转出学校推荐，转入学校审核同意，先由转出学校所在省级教育行政部门批准后，再递交到转入学校所在省级教育行政部门批准。转出院校登录学籍管理系统在线提交转学申请。

（3）转出到其他高校的学生，在转学手续完成后，站点系统管理员须登录学籍管理系统，在线提交退学申请，按退学流程完成后续各步骤。

（五）转站

1. 条件及要求

学生一般应在本函授站（点）完成学习，无特殊情况不得转站。确因工作调动或其他正当原因需转站学习者，经个人申请，转出站及转入站点协商同意，且转入站点该年度有相同的专业班级可供转入，可以申请转函授站。

2. 办理流程

（1）学生本人提出书面申请；

（2）转出站点审核同意后，与待转入站点协商。双方达成共识后，由转出站点填写《转站申请表》（附件6），转出、转入负责人签署意见盖章后，报继续教育学院。经学院批准后，可办理转站学习手续；

（3）后续步骤按学籍异动基本程序办理。

（六）休学

1. 条件及要求

（1）学生学习期间，一般不予休学。如有特殊原因需休学者，须由本人提出书面申请，由站点申报、学校审查批准后，方可办理休学手续。学生休学期间，学校为其保留学籍，但不享受在校学生待遇。

（2）要求休学的学生，除填写《学籍异动申请审批表》外，需另附必要证明材料，经教务和学籍管理部门审核，报我校继续教育学院批准。

（3）休学时间一般以一年为限，有特殊情况需继续休学者，可在最高学习年限内，申请继续休学一次。学期结束前开始休学者，该学期按休学计算。学期期间不得复学。

2. 办理流程。

参照学籍异动基本程序办理，系统操作，选择“学籍”模块中的“休学管理”选项。

（七）复学

1. 条件及要求

（1）休学期满要求复学者，应由本人提出书面申请，并提供必要的证明材料，报学校批准后方可复学。复学的学生随下届同专业、同形式、同层次的班级学习。

（2）学生在休学期满一个月以内，如不提出复学申请者，或无适当班级可编入，视其具体情况作继续休学或按自动退学处理，注销其学籍。学生取得学籍后未办理任何休学手续，长期不参加规定课程学习且未缴纳任何费用，或超过最长学习年限，一律注销学籍，不再接收该生的任何申请。

2. 办理流程。

参照学籍异动基本程序办理，系统操作，选择“学籍”模块中的“复学管理”选项。

（八）保留学籍

1. 条件及要求

在校学生因应征参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队），可申请保留学籍。在办理相关手续后，学校为其保留其学籍至退役后2年。

2. 办理流程

学籍管理系统无“保留学籍”模块，系统操作按休学处理。

（1）学生本人向所在站点提交书面申请，凭《入伍通知书》填写《学生参军入伍保留学籍申请表》（附件7）；

（2）站点审核学生申请及相关证明材料，由经办人及站点负责人在申请材料上签署意见并加盖公章，同时填写《学籍异动申报汇总表》并加盖公章；

（3）站点登录学籍管理系统，在线提交休学申请（注明参军入伍保留学籍）并上传相关材料，同时上报纸制《学生参军入伍保留学籍申请表》与《学籍异动申报汇总表》等申请材料；

（4）继续教育学院完成后续各程序。

（九）恢复学籍

1. 条件及要求

学生恢复学籍，须在退出现役后二年内，凭身份证及《中国人民解放军退役证书》（审核原件，留复印件2份）提出复学申请，由学生本人写出书面申请，填写《学生恢复学籍申请表》（附件8）。

2. 办理流程

（1）学生本人向所在函授站点提交书面申请，凭《中国人民解放军退役证书》填写《恢复学籍申请表》（附件9）；

（2）站点审核学生申请材料及相关证明材料，由经办人及站点负责人在申请材料上签署意见并加盖公章，同时填写《学籍异动申报汇总表》并加盖公章；

（3）站点登录学籍管理系统在线提交复学申请，上传相关材料，同时上报纸质《恢复学籍申请表》、《学籍异动申报汇总表》等申请材料；

（4）继续教育学院完成后续各程序。

（十）退学

1. 有下列情况之一者，应予以退学：

（1）学业成绩未达学校要求：

①累计七门课程考试不合格者；

②毕业论文（设计）不合格者；

③在学校规定的最长学习年限内未完成学业者。

（2）符合休学条件而本人不休学者；

（3）休学、保留学籍期满，在学校规定期限内未提出复学申请或申请未通过者；

（4）根据学校指定医院诊断，患有疾病或者意外伤残不能继续在校学习者；

（5）超过学校规定期限未注册而又未办理暂缓注册者；

（6）严重违纪或考试舞弊累计三次以上者；

（7）学生本人申请退学，经学校审核同意者；

（8）学校规定的不能完成、应予退学的其他情形。

2. 办理流程

（1）学生因特殊原因主动要求退学的，应由学生本人写出书面退学申请，填写《学生退学申请审批表》（附件9），站点初审后，根据退学基本流程（图4）办理，经学院批准后，再将结果根据学生需要以书面形式通知学生本人。

（2）对其他原因做出的退学处理，参照退学基本程序，由站点向学院提出申报。经审批，学校出具退学决定书，由站点送达学生本人（无法送达则由办学单位公告）。

登录学籍管理系统，在“退学管理”中勾选需要退学的学生，并将盖有站点公章的《学生退学申请审批表》电子扫描件作为附件上传，如图4所示。另外还需要将学生手写的退学申请、身份证正反复印件和盖有站点公章的《学生退学申请审批表》纸质材料交到学籍办。

3. 学生退学，学校将在公共媒体或官方网站予以公告，并在教育部学籍学历管理平台注销其电子注册学籍。

4. 学生退学后不得申请复学，退学学生所交学费一律不退。

图4

（十一）注销学籍

1. 条件及要求

凡我校高等学历继续教育学生，自报到入学日期（每年的3月1日）起，超过最长学习期限（专科和专升本为5年，本科为10年），仍未办理毕业或不符合申报毕业条件的（因参军入伍办理了保留学籍者除外），我校将注销其学籍，并在继续教育学院网站公示。

2. 办理流程

函授站应每年对本站学生学籍状况进行清理，对超过最长学习年限的学生，以超期退学方式处理，操作按退学程序办理。

继续教育学院也将定期对学生学籍状况进行清理。

四、学籍异动办理的时限要求

根据省教育厅规定，办理转学每年两次，上、下半年分别在4月15日和10月15日，请于前一周内提交申请。其他学籍异动（转专业、休学、留级、退学、复学、及个人信息变更等）均参照以上时限执行，转专业须于入学后一年内完成。保留学籍根据《入伍通知书》时间办理，恢复学籍时间为每学期开学一个月内。

五、本细则从自公布之日起开始执行，解释权在继续教育学院。

湖北大学继续教育学院

2021年3月1日

附：各种表格

1.《湖北大学高等学历继续教育学籍异动申请审批表》

2.《湖北大学高等学历继续教育学籍异动申报汇总表》

3.《湖北大学高等学历继续教育在校生身份信息变更申请表》

4.《湖北省成人高等教育学生转学申请（确认）表》（省内）

5.《湖北省成人高等教育学生转学申请（确认）表》（省外）

6.《湖北大学高等学历继续教育学生校内转函授站（点）申请表》

7.《湖北大学高等学历继续教育保留学籍申请表》

8.《湖北大学高等学历继续教育恢复学籍申请表》

9.《湖北大学高等学历继续教育学生退学申请审批表》

附表1：

湖北大学高等学历继续教育学生学籍异动申请审批表

站点名称： 　　 站点代码： 　 申请日期：　　　　编号：2021001

备注：1. 学籍异动申请应由学生本人填写，如因特殊情况无法履行，则由办学单位学籍管理人员据实说明，代行办理并负责。学籍异动应严格按照学籍管理规定要求办理。

2. 站点在提交本表的同时应提交电子版《学籍异动申报汇总表》。学籍异动审核通过，由学籍办通知站点工作人员。

3．每年办理学籍异动的时间规定为：3月-4月、9月-10月。

附表2

附表3：

湖北大学高等学历继续教育在校生身份信息变更申请表

站点名称： 站点代码： 申请日期：　　　　　编号：2021001

注：1.出生日期发生变化，属出生日期和身份证号二项内容同时变化，须分别填写；

2.本表一式两份，高校学籍管理部门留存一份，报送省厅一份。

附表4：

湖北省成人高等教育学生省内转学申请（确认）表

附表5：

湖北省成人高等教育学生跨省转学申请（确认）表

附表6：

湖北大学高等学历继续教育学生校内转函授站（点）申请表

站点名称： 　　 站点代码： 　 申请日期：　　　　　编号：2021001

备注：

1．本表由转出站点负责填写并申报；

2．本表一式三份，转入站点、转出站点、继续教育学院业务部门各存一份；

3．凭本表办理学生电子学籍网上异动。

附表7：

湖北大学高等学历继续教育学生参军入伍保留学籍申请表

站点名称： 　 站点代码： 　 申请日期：　　　　　　编号：2021001

备注：

1. 此表一式三份，主办高校、函授站点、学生本人各保留一份；

2. 学生须于退役后二年内，凭退出现役证明材料办理恢复学籍手续。

附表8：

湖北大学高等学历继续教育学生恢复学籍申请表

站点名称： 　　站点代码： 　 申请日期：　　　　编号：2021001

备注：1. 恢复学籍手续须于退出现役后2年内办理；

2. 办理时请携带身份证、退役证等相关证明材料。

附表9：

湖北大学高等学历继续教育学生退学申请审批表

站点名称： 　　　 站点代码： 　 申请日期：　　　　编号：2021001

说明：1．退学须学生本人书面申请，说明退学的理由，经函授站点初审后上报湖北大学继续教育学院，联系电话：027-88666133。

2．本表一式二份，继续教育学院、函授站点各留存一份。

原文见附件